Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung auf dieser Website und für die Verwaltung der Kundenverträge ist:

eyefidelity UG (haftungsbeschränkt)
Valkenburger Straße 7, 52525 Heinsberg, Deutschland
Geschäftsführer: Christian Berkigt
Telefon: 02452 860988-0
E-Mail: info@eyefidelity.it

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. Datenschutzanfragen richte bitte an info@eyefidelity.it.

2. Überblick: zwei Rollen

Zeitkauz ist eine Software zur Arbeitszeiterfassung für Unternehmen. Dabei unterscheiden wir:

• Wir als Verantwortlicher: für Daten, die beim Besuch dieser Website, bei der Registrierung, der Vertragsabwicklung, der Abrechnung und bei Kontaktanfragen anfallen. Darüber informiert diese Erklärung.
• Wir als Auftragsverarbeiter: für Daten, die unsere Kunden (Arbeitgeber) in der Software über ihre Beschäftigten verarbeiten, z. B. Arbeitszeiten, Schichten und Abwesenheiten. Verantwortlicher ist hier der jeweilige Arbeitgeber. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich nach dessen Weisung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Beschäftigte wenden sich mit Fragen zu ihren Daten bitte zuerst an ihren Arbeitgeber.

3. Hosting

Website, Anwendung und Datenbank werden bei Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung von Kundendaten in Länder außerhalb der EU findet durch das Hosting nicht statt.

4. Aufruf der Website und Server-Logs

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Server technisch notwendige Daten, die dein Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Browsertyp und Betriebssystem. Das ist erforderlich, um die Website auszuliefern sowie Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (z. B. Abwehr von Angriffen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb. Server-Logs mit IP-Adressen werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

5. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Speichertechniken ein. Sie sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig, weil sie für den von dir ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind. Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies verwenden wir nicht; deshalb gibt es auch keinen Cookie-Banner.

Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen; es findet keine Verbindung zu Google oder anderen Font-Anbietern statt.

6. Registrierung und Kundenkonto

Bei der Registrierung verarbeiten wir Firmenname, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Land/Region (für Feiertage) und ein Passwort, das wir ausschließlich als kryptografischen Hash (bcrypt) speichern. Zusätzlich speichern wir Zeitpunkt und Version der akzeptierten Vertragsdokumente als Nachweis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -erfüllung). Für die Sicherheit protokollieren wir den Zeitpunkt der letzten Anmeldung und wesentliche Änderungen im Konto (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Innerhalb der Software verarbeiten unsere Kunden Daten ihrer Beschäftigten, insbesondere Stammdaten, Kommen- und Gehen-Zeiten, Schichtpläne, Urlaubs- und Abwesenheitszeiten (einschließlich Krankheitstagen), Kontokorrekturen, ggf. die Kennung eines RFID/NFC-Chips oder eine Kiosk-PIN. Verantwortlicher ist der jeweilige Arbeitgeber. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich nach dessen Weisung gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag. Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschersuchen leiten wir an den Arbeitgeber weiter.

8. Zahlungsabwicklung über Stripe

Kostenpflichtige Abonnements wickeln wir über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland, ab. Beim Abschluss wirst du auf eine Bezahlseite von Stripe weitergeleitet; dort gibst du deine Zahlungsdaten (z. B. Kreditkarte, PayPal, SEPA-Lastschrift) direkt bei Stripe ein. Wir erhalten keine vollständigen Zahlungsdaten, sondern nur Informationen zum Abo-Status, Rechnungen sowie Firmenname, Rechnungsanschrift und ggf. USt-IdNr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Stripe kann Daten auch an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln; diese Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-U.S. Data Privacy Framework) bzw. Standardvertragsklauseln. Für die Zahlungsabwicklung ist Stripe teilweise selbst verantwortlich, siehe Datenschutzerklärung von Stripe.

9. Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail oder Telefon kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, ansonsten lit. f). Die Daten löschen wir, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

10. Speicherdauer

• Kundenkonten und alle darin gespeicherten Daten löschen wir 30 Tage nach Vertragsende bzw. nach Ablauf einer nicht in ein Abo überführten Testphase. Bis dahin kann der Kunde seine Daten exportieren. Datensicherungen werden nach spätestens weiteren 30 Tagen überschrieben.
• Rechnungs- und Buchungsunterlagen bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Fristen auf (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Server-Logs: höchstens 14 Tage (siehe Ziffer 4).

11. Datensicherheit

Alle Verbindungen sind per TLS verschlüsselt. Passwörter und Geräte-Zugangscodes speichern wir nur als Hash. Die Daten verschiedener Kunden sind logisch voneinander getrennt; jeder Zugriff wird auf das jeweilige Unternehmen beschränkt. Weitere Maßnahmen beschreiben wir in den technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anlage 2 zum AVV).

12. Deine Rechte

Du hast gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich deiner personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO)

Wende dich dazu einfach an info@eyefidelity.it. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

13. Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.